Kursleiter suchen, Themenwochenvorschläge an die Schulen schicken, AG-Ausfälle auffangen, Material besorgen, Geburtstagskarten gestalten, Papier für den Drucker kaufen und ein neues großes Projekt auf die Beine stellen. Ein ganz normaler Tag bei SalzZ. Routineaufgaben, Ausnahmefälle, Zwischenfälle, Notfälle. 

Alle Aufgabenfelder von SalzZ sind stark miteinander verflochten und jeder von uns arbeitet gleichzeitig auf mehreren Baustellen. Außerdem holen wir oft externe Experten ins Boot, die an unseren Projekten teilnehmen und mit uns ihr Wissen sowie Können teilen, um gemeinsam Wissen zu streuen. Gewürzt wird das Ganze mit der Kurzfristigkeit und häufigem Rennen gegen die Zeit. Denn die Kurse sollen schnell besetzt, Kursleiterausfälle dringend behoben sowie neue Konzepte sofort an die veränderten Regelungen angepasst werden.  

Das kann nur in einem Fall funktionieren: wenn wir Hand in Hand arbeiten und die Kommunikation reibungslos fließt. Dabei darf natürlich nichts verloren gehen, vergessen werden oder in der Schublade verschwinden. Erst waren es die Bildschirme, die mit bunten Post-Its vollgeklebt wurden. Doch als alle Platzressourcen ausgeschöpft warensind wir zum agilen Arbeiten gewechselt und haben so eine klare Struktur in unsere Arbeitsprozesse gebracht.  

 

Foto: Jira-Board.
Quelle: https://www.atlassian.com/software/jira 17.11.2020

Das ist Werbung ohne Auftrag, weil wir unsere Erfahrungen teilen möchten, die vor allem für andere gemeinnützige Unternehmen interessant sein können. Seit über drei Jahren nutzen wir Jira und Confluence von Atlassian. Die Umstellung auf das agile Arbeiten war zwar gewöhnungsbedürftig, aber das Ergebnis hat ohne Zweifel alle unsere Erwartungen übertroffen. Diese Software hilft uns Projekte zu planen sowie Arbeitsprozesse nachzuverfolgen und zu analysieren. Alle Aufgaben werden erfasst und an die zuständigen Personen in Abhängigkeit vom jeweiligen Arbeitsfortschritt weitergeleitet. Man muss nicht hundert Sachen im Kopf behalten, da man sie einfach in so genannten Vorgängen vermerken kann.  

 

Jeder von uns hat vor Augen was, von wem und bis wann erledigt werden muss. Ist jemand krank oder im Urlaub, bleiben die Aufgaben nicht liegen, sondern können ganz einfach nachverfolgt und verteilt werden. Außerdem kann man mit der Jira-Software von überall und zu jedem Zeitpunkt arbeiten, was für uns besonders wichtig ist. Das gibt uns die Flexibilität und Freiheit, die wir von Anfang an angestrebt hatten. Für registrierte gemeinnützige Organisationen, Hochschulen und Behörden bietet Atlassian ihre Produkte zum ermäßigten Preis an. So zum Beispiel müssen wir für die Lizenzen keinen einzigen Cent bezahlen, obwohl wir sehr umfangsreiche und hochprofessionelle Produkte nutzen. 

Auch Microsoft bietet ein breites Spektrum an Lizenzoptionen für gemeinnützige Unternehmen, Gesundheits- und Bildungsorganisationen sowie öffentlichen Verwaltungen zu einem Bruchteil ihres aktuellen Preises oder sogar kostenlos an. Wir sind mit einem Komplettpaket von Microsoft 365 (früher Office 365) für alle möglichen Situationen oder Projekte bestens ausgerüstet und zahlen dafür auch… nichts. Sogar die Kosten für die Cloudressourcen, auf denen unsere Webseiten und Atlassian Tools laufen, werden von Microsoft übernommen. 

Wir sind Atlassian und Microsoft für dieses Sponsoring sehr dankbar und können die Produkte nur weiterempfehlen. Je länger wir als ein gemeinnütziges Unternehmen agieren, desto mehr Möglichkeiten öffnen sich und desto mehr Unterstützung und Aufmerksamkeit finden wir. Das bringt uns wieder auf den Gedanken, dass Verzicht auf Gewinn im Hinblick auf unser Ziel Wissen zu streuen und für die glücklichen Kinder zu sorgen, eine absolut richtige Entscheidung war. 

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